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EL INFORME (Sétima parte)
Por: Carlos Loprete
La presentación o diagramación del informe
Los contenidos de un informe suelen agruparse según las normas de la institución o empresa, dentro de la cual circula el escrito. Sin embargo, la organización ideal y completa de un informe debe hacerse en la siguiente forma:
1. Cubierta
Título, nombre del autor, lugar, fecha, nombre de la organización y número de serie.
2. Tabla o contenido.
Sumario o índice.
3. Informe propiamente dicho
a. Introducción
b. Desarrollo o cuerpo.
c. Conclusión.
4. Apéndice o anexos.
a. Bibliografía
b. Ilustraciones, gráficas, etc. O todo otro material complementario.
Este esquema es naturalmente ideal o convencional. Si el informe es corto, puede agrupar dos o más partes en una sola o prescindir de algunas.
SUBDIVISION:
Los informes largos pueden dividirse con subtítulos para facilitar su lectura, comprensión y recordación. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse modernamente dos tipos de series de designación o numeración:
UNIDAD V
TIPOS DE INFORMES
Existen muchos tipos de informes según la función que se les da. Los principales son:
• Memorando:
Es un informe breve, que sirve para hacer constar o recordar ciertos hechos. Suelen encabezarse con la fórmula: A:…. DE:…. Por lo general se escriben sobre formularios ya impresos.
• Informe formal:
Tiene un contenido amplio y detallado y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución.
• Monografía:
Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado según un método científico o técnico: es la expresión del resultado de esa investigación.
• Tesis:
Es un estudio escrito, sobre un tema original o que represente un aporte científico o académico, realizado con métodos apropiados, que se concluye con los aportes del investigador, y que se presenta a una universidad para optar al título de doctor en una facultad.
Finalmente, cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser: escritos, pero también orales.
EL MEMORANDO
El memorando es, en lo fundamental, un escrito corto, cuyo propósito básico es la información, no la acción.
Sin embargo, esta finalidad no es tan excluyente, pues en algunos casos puede requerir una acción de parte del lector. Este tipo de escrito podría considerarse como un informe sintético.
Normalmente, tanto una como otra clase de memorandos responden a la misma estructura básica del informe típico, pero organizados únicamente sobre la base de las ideas principales, con exclusión de las ideas secundarias o de apoyo.
Por ejemplo, el informe modelo desarrollado en la página 15 de este manual, deberá escribirse de acuerdo con el siguiente esquema o guía:
INTRODUCCIÓN
1. Necesidad de sustituir el local actual.
CUERPO O DESARROLLO.
1. Imposibilidad de adaptar otro local del edificio.
2. Construcción de un pabellón propio.
3. Alquiler de un edificio o local apropiado.
CONCLUSION
1. Conclusión o posición.
2. Recomendación
Ejemplo de Memorando
INTRODUCCIÓN:
El Departamento Médico ha detectado, a través de exámenes audiométricos, en personal afectado a zonas de ruido, deficiencias auditivas irreversibles.
Asimismo, las determinaciones de niveles de presión sonora realizadas consecuentemente por los grupos de Control Ambiental y de Seguridad Industrial superan los máximos permisibles para 8 horas de trabajo establecidos por la Ley de Seguridad e Higiene Industrial (90 db-A).
CUERPO O DESARROLLO:
Ante estas comprobaciones, se analizaron las dos soluciones posibles. El uso de tapones auditivos de Tipo M, se presenta como posible, pero desaconsejable por problemas de higiene, sensibilidad cutánea y rechazo por parte del personal.
El uso de protectores de tipo cobertor, de copa o auricular, solucionaría los problemas de higiene e incomodidad.
CONCLUSION:
En consideración a que el uso de protectores auditivos ha tomado el carácter de urgente e imprescindible, se recomienda la adquisición de protectores tipo cobertor, marca XX, y la provisión al personal dentro de un plazo de 60 días como máximo.
Sigue en la próxima edición…
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