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EL INFORME 9NA. PARTE
LA “COVER LETTER”
La “cover letter” se denomina también “executive summary” o carta de presentación. En castellano no tiene nombre preciso todavía, pero su definición puede darnos una idea clara de este tipo de escrito usado en las prácticas empresarias.
Se trata de un escrito informativo corto, que en una página, ofrece un sumario completo de un informe extenso, independiente de todo material de apoyo con el objeto de brindar al lector ocupado el punto de vista del remitente.
De esta manera, el lector tiene la opción de leer por extenso el informe apretado o no, según su criterio.
La “cover letter”, como su nombre lo expresa, se agrega al informe o material remitido, encabezándolo.
Suele decirse que una “cover letter” no debe tener más de 5 párrafos, pues se considera que esta extensión es suficiente para cubrir un resumen de 8 ó 10 páginas. Para resumen de informes largos, un sumario puede alargarse hasta 1 ½ página u 7 u 8 párrafos.
Su división, como en los otros escritos informativos, es también tripartita:
INTRODUCCION (un párrafo)
• Presentación y significación del problema.
Posición del remitente.
CUERPO O DESARROLLO (uno o tres párrafos)
• Resumen del contenido y conclusiones del emisor.
CONCLUSION (un párrafo)
• Sumario de las recomendaciones.
Ejemplo de “Cover Letter”
Introducción:
La documentación agregada informa sobre las comprobaciones efectuadas en nuestros talleres en materia de mediciones audiométricas en zonas de ruido.
Según ellas, la provisión de protectores de tipo cobertor resulta urgente.
Cuerpo o desarrollo:
Las razones legales, técnicas y laborales aducidad son satisfacctorias y correctas y por los protectores aconsejados son los de tipo XX.
La provisión debe efectuarse en un plazo no mayor de 60 días.
Conclusión:
A juicio del suscripto correspondería acceder a lo solicitado y disponer la provisión indicada al personal.
LA CARTA
Indudablemente, es casi imposible unificar en un esquema único todos los tipos de escritos empleados en una organización empresaria.
Muchos de ellos requieren un tratamiento particular, como ser, instrucciones de trabajo, descripción de tareas, anuncios, informes específicos mensuales, proyectos de adjudicaciones, informaciones a usuarios, etc.
Sin embargo, las recomendaciones indicadas para los informes son igualmente aplicables, en mayor o menor grado, para los otros tipos de escritos: todos deben ajustarse a una estructura, elaborarse según un proceso ordenado, emplear un cierto lenguaje, etc.
Un esquema moderno, válido para casi todos los tipos de cartas, es el siguiente:
• Tratamiento:
I. INTRODUCCIÓN (APERTURA)
Propósito de la carta: Por qué se escribe y qué importancia tiene el tema.
Posición: Su solución o respuesta a la pregunta del lector o qué espera Ud. De él).
II. CUERPO O DESARROLLO:
Análisis 1 (apoyo de su posición)
Análisis 2 (apoyo de su posición)
III. CONCLUSIONES (Cierre)
Reafirmación de la posición o conclusión (Si corresponde por razones de énfasis, claridad o advertencia).
Recomendación (Lo que debe hacerse)
Saludo final:
En cuanto a la redacción de las cartas, se recomienda en la actualidad los siguientes requisitos:
1. Clara: Debe comprenderse sin lugar a dudas, y reducir al mínimo los cuadros, estadísticas y datos que en caso de ser imprescindibles, se agregarán como anexos.
2. Corta: No debe tener, por lo general, más de 1 ½ ó 2 páginas.
3. Natural: Su estilo debe ser el usado en el lenguaje típico del mundo comunicacional, sin elevarse a exquisiteces o rebuscamientos literarios.
4. Cortés: Cualquiera sea su contenido, la cortesía y las buenas maneras es una práctica inexcusable en el mundo de los negocios.
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