Recomendaciones
EL EMPLEO DE TABLAS Y GRAFICOS
El empleo de tablas y gráficos en los informes plantea problemas especiales. No existe ninguna forma categórica al respecto. Sin embargo, en la práctica de las empresas se aceptan, como generales, dos reglas:
El texto escrito debe poder leerse independientemente de las tablas y gráficos.
Esto significa que el lector, aun omitiendo la lectura de las ilustraciones, tendría una idea acabada del mensaje transmitido. Pero para el caso de que las tablas y números fueran complemento ineludible de la información transmitida, dichas tablas o gráficos sólo expresarán en forma resumida las ideas principales. Se colocarán inmediatamente antes o después de la idea que ilustran.
Ejemplo:
Reducciones del personal de Marketing
Reducción
Actual propuesta diferencia
Ventas 280 40 240
Promoción 60 5 55
Publicidad 27 7 20
Administración 58 12 46
425 64 361
Los gráficos y tablas analíticos se colocarán al final del informe.
Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con el objeto de que su contenido e importancia puedan comprenderse rápida y claramente.
El fundamento de estas reglas deriva de la práctica en el mundo empresario. El lector debe tener la posibilidad de enterarse en detalle de los datos numéricos o gráficos a su voluntad. Si se resulta satisfecho con los datos sumarios, dejará a un lado la lectura del anexo, o en caso contrario, recurrirá al análisis de las tablas finales.
Al mismo tiempo, el informante decidirá a su criterio si los incluye o no, en la medida que sean pertinente, fundamentales, demostrativas o de lectura urgente. Por lo general, cuando el informe se supone que tendrá validez larga y será archivado para consulta en el futuro, es conveniente agregar las tablas y gráficos analíticos en el apéndice.
EJEMPLO DE INFORME ORGANIZADO SEGÚN MODELO DE ESTRUCTURA BASICA
Introducción
Propósito:
La delegación X ha venido dictando hasta el presente sus cursos de capacitación en un salón del edificio administrativo. Este local resulta en la actualidad inadecuado para esas tareas y, a criterio del suscripto, debe ser reemplazado para el año próximo, a más tardar, por otro de mejores condiciones ambientales y específicas.
Hecho:
En efecto, el salón resulta insuficiente para el número promedio de 15 alumnos por seminario, ya que su superficie de 20 mts cuadrados dista bastante del ideal de 35 mts; aconsejado por las normas de arquitectura educacional.
Por otra parte, la mala orientación del aula no permite recibir la luz natural en horas del día y debe recurrirse en todo momento a la artificial, Este hecho repercute además en las condiciones de humedad del local, que en la práctica es inhóspito y hasta insalubre.
Importancia:
La sustitución de esta aula por otra de mejores condiciones de espacio y salubridad resulta así urgente, para obtener un mejor rendimiento del trabajo de capacitación, más saludables condiciones higiénicas, mejor disposición psicológica de los asistentes y un adecuado ambiente de relaciones humanas, aparte de un perfeccionamiento de la imagen interna y externa de la compañía.
Metodología:
En procura de una solución conveniente para este problema, se han realizado consultas con arquitectos especializados, cuestionarios verbales e informales a los asistentes, consultas con personal superior del área administrativa y averiguaciones confidenciales externas en materia de locales.
CUERPO O DESARROLLO
Solución 1:
La posibilidad de adaptar y habilitar un local en el edificio existente se presenta como posible, pero desaconsejable, porque restaría espacio a las ya menguadas oficinas administrativas, cuyo personal se ha incrementado de 120 a 180 personas en los dos últimos años.
Asimismo, consultada la gerencia respectiva se ha manifestado verbalmente contraria a este criterio, pues está a punto de gestionar la liberación del espacio ocupado en capacitación.
Por otra parte, para esta alternativa se ha calculado una erogación del orden de los $17.500.000, en trabajos de albañilería, carpintería, equipo de aire acondicionado e instalaciones didácticas adicionales.
Solución 2:
La segunda alternativa consistiría en construir un pabellón especial dentro del terreno propio de la compañía, con lo cual se resolvería el problema por muchos años y daría a la empresa mayor capacidad e independencia operativa.
Asimismo, el nuevo pabellón podría proyectarse con los locales anexos necesarios, como ser una biblioteca de consulta, depósito de material didáctico (audiovisual, sonoro, gráfico e impreso), oficina especial para impresión de manuales y apunte, pequeña cocina y dependencias sanitarias propias.
Una estimación primaria y presuntiva de la inversión necesaria para la construcción y habilitación del local, incluidas las facilidades didácticas a precios actuales, asciende a la suma aproximada de,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
El tiempo probable demandado por el proyecto, la construcción y habilitación es de un año como mínimo y un año y medio como máximo, a partir del momento en que se ordene la ejecución.
Solución 3:
La tercera posibilidad consistiría en alquilar un local en la ciudad de ……. Distante a 4 km de la planta, por un lapso no menor de cuatro años, para lo cual ya sean efectuado algunas averiguaciones reservadas de sondeo previo.
Se encuentra disponible para alquilar una casa de 160 mt2 con cuatro habitaciones, baño, cocina y patio, ubicada en …………………………. Que con una inversión inicial y máxima de $............ para cubrir gastos de refección parcial, pintura, carpintería, alfombras, mejoras de iluminación y equipo de aire acondicionado, se encontraría en condiciones de funcionar dentro de tres meses a partir de la contratación pertinente. Su propietario, el Sr…………… pretende alquiler inicial de ………………………… mensuales, ajustables cada seis meses con una tasa fija del 30%
Otro local disponible es el salón biblioteca del tradicional Club Social de dicha ciudad, sitio ………………………………. Con una superficie de 8 x 10 mts, con sillones, sillas, mesas y demás instalaciones de primera categoría.
La actual comisión directiva está dispuesta a alquilar ese salón por la suma mensual fija e inamovible de $................... hasta diciembre de …………. Fecha en que termina su mandato institucional. El local sería utilizado por nuestra empresa de lunes a viernes, quedando los sábados y domingos libres, para uso de actos sociales del mencionado Club Social.
En este supuesto, las condiciones de intimidad y reserva no podrían cubrirse en su totalidad en las tareas de capacitación, por tener que compartir las instalaciones dos días a la semana.
CONCLUSION
Conclusiones o posición:
En razón de lo expuesto, el suscripto estima que las actuales condiciones del local existente, en el edificio administrativo lo tornan irremisiblemente inadecuado y falto de higiene, y que por consiguiente, su reemplazo es urgente. Dado el tiempo que demandaría cualquiera de las alternativas propuestas, el suscripto estima que debería tomarse una decisión en el menor plazo posible, pero no posterior a ……………………….
Recomendación
De las tres alternativas expuestas, el suscripto considera aconsejable lo siguiente:
Contratar en alquiler por un plazo de cuatro año, a razón de $ mensuales, ajustable semestralmente a razón de un 30% por semestre, el edificio de …………………………….. y disponer una inversión adicional, por única vez de $................... para poner en condiciones de funcionamiento dicho inmueble.
Iniciar el estudio definitivo para la construcción entretanto de un pabellón de capacitación en terrenos de la empresa.
ESQUEMA O GUIA DEL INFORME
Introducción
Necesidad de sustituir el actual local
Insuficiente espacio
Malas condiciones de Salubridad e higiene
Ventajas del cambio
Resultado de estudios previos e informarles.
II. Cuerpo o desarrollo
Imposibilidad de adaptar otro local del edificio.
Falta de espacio
Costo estimado
Construcción de un pabellón propio.
Ventajas notorias
Inversión estimada
Tiempo necesario.
Alquiler de un edificio o local apropiado
Casa disponible en ,,,,,,,,
Salón biblioteca del ……………………
III. Conclusión
Conclusión o posición:
Imposibilidad de continuar con el local existente.
Decisión antes del ………………….
Recomendación
Alquilar el edificio de ……………………………
Iniciar el estudio definitivo de construcción de un pabellón propio.
Ideas de apoyo
Ideas principales
Partes del informe
EJEMPLO DE INFORME CORTO
Introducción:
Propósito:
La máquina fotocopiadora actualmente en uso en la Sección Control Interno se encuentra en deficientes condiciones de funcionamiento, por lo cual es urgente decidir su reemplazo.
Hecho:
Los desperfectos son semanales y su reparación sólo puede ser atendida por un mecánico especializado. Estas circunstancias determinan pérdidas de tiempo y gastos administrativos del orden de los $ ……………… mensuales, que afectan el presupuesto del departamento.
Importancia:
Prescindible en este caso
Metodología:
En procura de una solución conveniente, se han efectuado en plaza las averiguaciones técnicas, económicas y financieras pertinentes, como consecuencia de las cuales surgen dos únicas alternativas.
CUERPO O DESARROLLO:
Solución 1:
Podría alquilarse la fotocopiadora XM, de la misma firma proveedora de concepción técnica más avanzada y un costo final superior en un 8% al equipo actualmente en uso.
Este equipo ha sido analizado por personal de nuestra empresa y se lo considera satisfactorio en calidad, rendimiento y precio.
Solución 2:
La segunda alternativa consistiría en alquilar la fotocopiadora IF, de la firma competidora NN de características y rendimiento similares a la citada precedentemente, y cuyo costo final es un 2% inferior a la que estamos usando actualmente.
Nuestro personal lo considera igualmente satisfactoria.
CONCLUSIONES
Dado que el estado de obsolescencia y deterioro de la fotocopiadora es irreversible según la opinión de los mecánicos consultados y las experiencias recogidas por el personal que la usa, y considerando que debido a los frecuentes desperfectos la actividad administrativa es ha visto resentida y el costo operativo adicional supera en estos momentos el 20% de nuestro presupuesto, su reemplazo inmediato es la única solución en este caso.
Recomendación:
Por lo expuesto, de las dos alternativas señaladas recomendamos optar por el alquiler de una fotocopiadora IF a la firma NN, a razón de $............. mensuales por menor costo ya que las condiciones técnicas de los dos equipos disponibles y la responsabilidad de las firmas proveedoras son equivalentes.
Regresar